Nel mondo anglosassone, una frase che si sente spesso pronunciare è “Turnover is vanity, profit is sanity but cash is reality” ovvero: “Il fatturato è pura vanità, l’utile d’esercizio è ragionevolezza ma la cassa è realtà”.
Il flusso di cassa o cash flow è la grandezza finanziaria più importante per ogni azienda. È proprio la mancanza di liquidità a mettere in discussione la sopravvivenza dell’impresa decretandone il successo o, al contrario, la crisi.
Una pianificazione puntuale supporta l’azienda nel prevenire le problematiche collegate agli insoluti e accorciare i tempi di lavorazione.
Per ridurre, ad esempio, i ritardi di pagamento una buona prassi è:
- inviare tempestivamente le fatture ai clienti;
- inoltrare remind di pre-scadenza di versamento.
Quando il cliente non versa il dovuto, nei tempi definiti dalla fattura o non rispetta una dilazione di pagamento, è opportuno agire prontamente ed evitare che il credito si trasformi in un insoluto.
E’ opportuno, infatti, occuparsi delle fatture scadute entro i primi giorni dalla data di scadenza, perchè più a lungo la fattura rimane in sospeso più difficile risulterà riscuotere.
L’azienda per sollecitare il pagamento utilizza sistemi quali: l’invio di email, di sms, la courtesy call per poi arrivare alla eventuale messa in mora.
Le attività sopraindicate, in genere, vengono gestite in modo disomogeneo con la conseguenza che un eventuale passaggio al recupero del credito determina un dispendio di tempo, di costi e di risorse per reperire e trasferire dati e documenti verso la società o il professionista del recupero.
Una delle strategie migliori per valorizzare i crediti è certificarne la storia sin dall’origine per mantenere intatto il valore economico del documentale e organizzare una struttura dati coerente e certificata.
L’utilizzo di una piattaforma digitale certificata, che si integra con il sistema ERP aziendale, permette:
– al comparto credit management di:
- avere una visione centrale dell’andamento del credito dalla sua origine;
- definire ad intervalli prestabili e in modo automatizzato quando e a chi inviare: 1. un remind pre-scadenza fattura; 2. un sollecito di pagamento e 3. la messa in mora;
- conservare tutte le informazioni e la documentazione trasmesse al Cliente;
- avere una reportistica in real time.
– al Cliente finale di:
- accedere alla propria posizione per verificare l’importo dovuto e la documentazione allegata;
- richiedere una dilazione di pagamento. Una volta approvata la richiesta, l’azienda potrà inviarla al cliente per la firma digitale.
Sullo stesso piano si muove anche l’attività di recupero del credito che popolerà la piattaforma con la propria attività: rintraccio del debitore, invio di raccomandate o PEC, phone e field collection, ecc.
Le decisioni che riguardano la comunicazione risultano essenziali per creare un rapporto positivo tra Azienda – Cliente. In un sistema caratterizzato da pagamenti ricorrenti (tasse, bollette, rate di finanziamenti, …), i clienti si aspettano una comunicazione solida con l’azienda. Affinché la comunicazione avvenga in modo costruttivo, in entrambe le direzioni, esistono alcune regole tra cui:
- chiarezza: scegliere le parole più adatte, evitando di usare tecnicismi o passaggi che potrebbero risultare ostici;
- semplicità: è necessario spiegare ai clienti qual è il problema prima di procedere con un invito all’azione;
- tono di voce: un sollecito di pagamento, ad esempio, deve essere sempre educato e allo stesso tempo fermo e deciso.
Gestire il ciclo di vita del credito, dall’invio delle fatture per arrivare recupero dell’insoluto, attraverso un percorso digitalizzato dove le informazioni e le comunicazioni con l’utenza sono accessibili, certificate e trasparenti, rappresenta un passo in avanti a patto che sia ben attuato.
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